Par Lise-Marie Grandjean, associée Enjeux Dirigeants.
La prise de fonction constitue une période délicate qui peut générer excitation ou inquiétude. Il s’agit de trouver de nouveaux repères et laisser nos habitudes confortables. Débarquer comme un inconnu et apprendre à se faire reconnaitre de son nouvel entourage. Asseoir son leadership en période de vulnérabilité et parfois dans la crainte ou l’opposition de certains collaborateurs. Décoder la nouvelle culture d’entreprise et adapter rapidement ses comportements. Savoir enclencher une dynamique et une adhésion.
Pour réussir votre prise de fonction :
Accordez-vous du temps pour comprendre votre nouvel environnement et tournez-vous vers les autres
Cultivez les connections à tous niveaux : patrons, collègues, collaborateurs, clients, fournisseurs…
En arrivant dans une nouvelle entreprise, vous pouvez être tenté de montrer tout de suite votre valeur ajoutée, de montrer que vous êtes efficace et que vous avez compris le sujet. Pourtant, dans l’exercice de vos nouvelles responsabilités, vous commencez un marathon, pas un sprint. Commencez par capter l’information : découvrez, observez, écoutez, questionnez et collectez l’information.
Soignez la relation avec votre N+1
Adaptez-vous, à son style, à ses méthodes, au reporting qu’il souhaite, repérez ses domaines réservés, ses convictions et ses points sensibles. Préférez des entretiens courts et fréquents.
Établissez le lien avec vos équipes
Préparez votre plan de contacts, mixez entretiens individuels et entretiens collectifs. Dans quel ordre ? Présentez-vous rapidement lors d’une première réunion devant vos équipes : rencontrez ensuite chaque collaborateur individuellement pour faire connaissance. Quelques questions possibles :
« qu’est ce qui marche bien et qu’il faut absolument garder ? » ;
« qu’est ce qui ne fonctionne pas bien et par quoi pourrait-on le remplacer ? » ;
« qu’est-ce que vous aimez faire ? ».
Veillez ensuite à poursuivre les échanges, montrez votre disponibilité.
Pensez aussi à vos pairs
Vos pairs peuvent vous donner des informations complémentaires, des confirmations et entrer dans une stratégie fort utile d’alliances internes pour appuyer vos dossiers !
Identifiez pouvoir, influence et culture d’entreprise
Apprenez à découvrir le « sociogramme » au-delà de l’organigramme officiel de l’entreprise. Les circuits de décision peuvent différer des rôles officiels. L’entreprise a-t-elle ses vedettes ou favorise-t-elle le travail en équipe ? Les réunions sont-elles des lieux de décision ? Quel est le niveau de liberté de parole ?
Attachez-vous à connaitre la culture d’entreprise, ses valeurs, ses croyances, ses rites, ses normes, ses héros et ses mythes ; et intégrez-les rapidement. Observez le vocabulaire, les codes vestimentaires, les horaires, le tutoiement…
Cernez vos responsabilités, validez votre équipe et passez à l’action
Alignez les attentes avec votre N+1
Que veut-il que vous réalisiez et pour quand ? Obtenez une description précise de vos équipes et augmentez votre propre niveau de stress. Déterminez les chantiers urgents, établissez vos objectifs dans le temps puis faites-les valider par votre N+1. Négociez les livrables – s’ils ne vous semblent pas accessibles, faites évoluer les ressources ou les délais – et ne dites pas oui à tout ! Demandez à faire un point avec lui à la fin de chaque étape.
Constituez votre équipe rapprochée
Il s’agit de constituer une équipe forte et compétente le plus rapidement possible. Après avoir rencontré vos collaborateurs, forgez-vous votre propre opinion. Évoquez ensuite avec votre N+1 les personnes sur lesquelles vous pensez pouvoir vous appuyer, celles qu’il faut recadrer, d’autres qu’il faudrait déplacer, ou avec lesquelles il faudrait envisager une séparation. Vous aurez peut-être des décisions courageuses à prendre pour vous permettre de monter en puissance rapidement. En complément, il s’agira aussi de recruter les compétences manquantes. Le tempo est important : pour réussir il faut pouvoir vous appuyer sur des équipes compétentes et soudées.
Enclenchez une dynamique autour d’une vision partagée et choisissez vos « quick wins »
Il sera utile d’équilibrer le court et le long terme. Et pour cela à la fois élaborer une vision long terme de son organisation et rapidement livrer des résultats de réussite. Aussi choisissez vos projets avec soin : sélectionnez un succès initial qui motive l’équipe, peut être atteint rapidement et produit des résultats opérationnels ou financiers. Vous pouvez voir exactement ce qu’il faut faire sur un point précis parce que vous l’avez déjà vu faire ou déjà mis en place précédemment. Attention, choisissez en priorité de gagner la satisfaction de votre N+1 : trop souvent, les quick wins ne satisfont que vous !
La « règle des 100 jours » existe vraiment, c’est une constante des organisations, et un dirigeant n’a pas plus de temps pour asseoir sa légitimité, enclencher une dynamique de changement et créer des alliances. Il s’agit plus d’un art que d’une science. La clé du succès repose sur les qualités et la personnalité du dirigeant, son courage, ses capacités relationnelles et sa ténacité.